Qu'est-ce qu'une revue de direction ?
Une revue de direction est une évaluation systématique pour « mesurer l'efficacité du système de gestion des organisations ».
Les normes ISO exigent des revues de direction car elles garantissent que les systèmes de management restent centrés sur l'orientation de l'entreprise et l'amélioration continue.
Un système de gestion inefficace entraîne un manque d'engagement, de l'incertitude et un manque de clarté dans l'ensemble de l'entreprise.
L'idée derrière le processus d'examen est de prendre un recul régulier et systématique par rapport à la gestion quotidienne d'une entreprise pour examiner les performances du système de gestion en se demandant « Les processus actuels sont-ils toujours adaptés, adéquats et efficaces ? »
L'examen et l'amélioration réguliers des processus au sein d'une organisation constituent un élément essentiel de l'amélioration
continue.
Une revue de direction permet à une organisation de prendre des décisions éclairées à l'aide des indicateurs de performance clés en fonction des objectifs de son système de gestion, d'identifier les opportunités d'amélioration et d'examiner et de gérer les risques commerciaux.
Il est important de noter qu'il existe une différence entre les réunions de gestion et les revues de direction.
Le premier peut aborder les pratiques de travail quotidiennes, les ventes, la production, les ressources et les questions de personnel, mais la revue de direction se concentre uniquement sur les exigences du système de gestion, telles que décrites dans votre manuel ou les informations documentées.
Dans cet article, nous discutons des revues de direction et de leurs liens avec une entreprise axée sur l'amélioration, des étapes que les organisations peuvent suivre pour les mettre en œuvre et des solutions proposées par les revues de direction.
Pourquoi les revues de direction sont-elles importantes ?
La revue de direction est une partie essentielle et nécessaire de la gestion d'un système de gestion certifié ISO.
Ils vous permettent de déterminer et d'évaluer les performances du système de gestion, le besoin de changement et d'amélioration, et la pertinence des politiques et des objectifs de l'entreprise.
La revue de direction permet à une organisation de :
- Examiner les résultats réels liés à la performance de l'entreprise et de ses systèmes.
- Examiner les tendances des problèmes rencontrés en vue d'améliorer les pratiques pour éliminer leurs causes.
- Examiner les données sur la performance dans la réalisation des objectifs de qualité et des mesures de performance clés pour l'organisation.
- Apprendre de ce qui a mal tourné.
- Surveiller les actions correctives et préventives ultérieures.
- Lorsque vous prenez le temps d'examiner comment vos systèmes de gestion fonctionnent et ne fonctionnent pas, vous pouvez identifier les domaines qui échouent et planifier de les améliorer/réparer.
Qui doit réaliser une revue de direction ?
Les directeurs opérationnels responsables doivent être présents et participer aux revues de direction.
Cependant, il est également important de vérifier si du personnel supplémentaire est nécessaire pour s'assurer que les bonnes personnes sont présentes pour discuter de tout problème potentiel qui survient.
À quelle fréquence les revues de direction doivent-elles être réalisées ?
Les revues de direction doivent être menées au moins une fois par an, bien que pour les grandes organisations, il est recommandé que les revues soient menées plus fréquemment. Des revues de direction régulières sont une exigence des normes ISO et doivent être effectuées régulièrement.
Il appartient à l'organisation de fixer la périodicité de la revue de direction. Cependant, les normes ISO stipulent que la fréquence des revues doit être définie dans les processus du système de management ou dans la procédure documentée associée pour la certification ISO.
Comment mener une réunion de revue de direction ?
Pour assurer l'engagement des participants, si vous utilisez plusieurs systèmes de gestion, ceux-ci doivent être combinés, si possible. Cela supprime la nécessité d'une duplication potentielle dans la discussion et a donc moins d'impact sur votre ressource.
Un ordre du jour doit être pré-communiqué aux membres de l'équipe, et cet ordre du jour doit être fixé pour chaque réunion d'examen, afin d'assurer la cohérence des discussions. Bien que les normes de système de gestion aient un ensemble d'exigences préalables (selon la norme)
l'ordre du jour peut inclure des éléments tels que :
- - Le système de gestion actuel atteint-il les résultats escomptés – avantage concurrentiel, efficacité, satisfaction de la clientèle, etc. ?
- - Est-il actuel/pertinent et répond-il aux exigences de l'organisation ?
- - Démontre-t-il une amélioration continue ?
- - L'organisation est-elle conforme à la législation pertinente ?
- - Est-ce que ce sont les résultats que nous voulons ?
- - Travaillons-nous sur les bonnes choses ?
- - Quelle est la qualité de notre programme ?
- - Quelles sont les ressources nécessaires pour résoudre les problèmes, les lacunes ou les améliorations ?
- - Quelles améliorations de processus peuvent être mises en place ?
Toutes les actions correctives/zones d'amélioration discutées lors de la revue de direction précédente sont-elles été résolues.
Étant donné que le processus implique des discussions et la prise de décisions concernant les changements et l'orientation des politiques de l'entreprise et du système de gestion, l'examen des preuves appropriées est essentiel à ce processus.
Les preuves qui doivent être apportées à une revue de direction comprennent :
- - Compte rendu de la précédente réunion de revue de direction
- - Documentation du système de gestion
- - Rapports d'audit interne et externe
- - Les enregistrements pertinents (y compris les commentaires des clients, le journal des actions correctives, etc.)
- - Registre des exigences légales et autres ;
- - Analyse des réclamations
- - Actions correctives et préventives et clôture des rapports d'information de gestion
- - Examen des politiques
Lorsque vous rédigez un procès-verbal, utilisez l'ordre du jour de la réunion pour documenter les notes à côté de chaque sujet connexe.
Cela aidera à la rédaction plus tard, car de brèves notes ont plus de contexte lorsqu'elles sont écrites sous un sujet spécifique.
Au cours de la réunion, tous les défis, écarts de performance ou inefficacités anticipés doivent être discutés afin que la direction puisse résoudre ces problèmes de manière proactive.
Les actions correctives recommandées doivent être convenues, documentées et assignées.
Assurez-vous également d'enregistrer la date et l'heure de la réunion et qui était présent.
Le lien de téléchargement gratuit de ce modèle de revue de direction en format Word 🔻
Nous vous souhaitons un excellent apprentissage. {alertSuccess}
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